Polityka prywatności

W Hugglehoundsde szanujemy prywatność osób korzystających z naszego sklepu internetowego. Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe możemy zbierać, w jakich celach je przetwarzamy, na jakich podstawach prawnych, komu mogą zostać przekazane, jak długo mogą być przechowywane oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

Polityka ma zastosowanie do korzystania ze sklepu internetowego, przeglądania strony, składania zamówień, dokonywania płatności, kontaktowania się z nami, korzystania z formularzy, zapisywania się do komunikacji marketingowej oraz korzystania z innych funkcji dostępnych w sklepie.

1. Administrator danych osobowych

I. Administratorem danych osobowych jest podmiot prowadzący sklep internetowy Hugglehoundsde, działający pod adresem: PleinNature 2-103, 4-15-5 Sekima, Sakado-shi, Saitama 350-0215, Japonia.

II. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z administratorem za pośrednictwem adresu e-mail: service@hugglehoundsde.com, telefonicznie pod numerem +81 49-284-7519 lub pisemnie na wskazany powyżej adres.

III. Jeżeli dla prowadzonej przez nas działalności wymagane jest wyznaczenie przedstawiciela administratora na terytorium Unii Europejskiej zgodnie z obowiązującymi przepisami, odpowiednie dane kontaktowe przedstawiciela powinny być udostępnione osobom, których dane dotyczą, w sposób umożliwiający bezpośredni kontakt.

IV. Jeżeli został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych, jego dane kontaktowe są udostępniane w sposób odpowiedni do obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.

2. Zakres i źródła przetwarzanych danych

I. Możemy przetwarzać dane przekazane nam bezpośrednio przez użytkownika podczas składania zamówienia, kontaktowania się z nami, korzystania z formularzy, zapisywania się do newslettera lub korzystania z innych funkcji sklepu.

II. W zależności od sposobu korzystania ze sklepu możemy przetwarzać w szczególności imię i nazwisko, adres dostawy, adres rozliczeniowy, adres e-mail, numer telefonu, informacje dotyczące zamówienia, informacje dotyczące zwrotów i reklamacji oraz informacje przekazane w korespondencji.

III. W zakresie niezbędnym do obsługi płatności informacje związane z transakcją mogą być przetwarzane przez zewnętrznego operatora płatności. Nie przechowujemy pełnych danych karty płatniczej, jeżeli obsługa takich danych odbywa się bezpośrednio przez zewnętrznego dostawcę płatności.

IV. Możemy również przetwarzać informacje techniczne, takie jak adres IP, rodzaj urządzenia, rodzaj przeglądarki, ustawienia językowe, informacje o systemie operacyjnym, informacje o sposobie korzystania ze strony oraz dane dotyczące zdarzeń technicznych związanych z działaniem sklepu.

V. Jeżeli dane osobowe otrzymujemy od innego podmiotu, możemy przetwarzać dane otrzymane od operatorów płatności, przewoźników, dostawców usług technologicznych, dostawców usług związanych z bezpieczeństwem lub innych podmiotów uczestniczących w realizacji zamówienia, w zakresie dopuszczalnym przez prawo.

3. Cele przetwarzania danych

I. Dane osobowe są przetwarzane w celu przyjęcia, potwierdzenia i realizacji zamówienia, przygotowania produktów do wysyłki, organizacji dostawy oraz przekazywania informacji dotyczących statusu zamówienia.

II. Dane mogą być przetwarzane w celu obsługi płatności, potwierdzania transakcji, wykrywania nieprawidłowości związanych z płatnościami oraz zapobiegania nadużyciom.

III. Dane kontaktowe mogą być wykorzystywane do odpowiadania na pytania, obsługi zgłoszeń klientów, rozwiązywania problemów związanych z zamówieniami oraz prowadzenia komunikacji dotyczącej realizacji umowy.

IV. Dane dotyczące zamówienia mogą być wykorzystywane do obsługi zwrotów, refundacji, wymian, reklamacji oraz innych zgłoszeń związanych z zakupem.

V. Dane mogą być przetwarzane w celu prowadzenia dokumentacji księgowej, podatkowej i rozliczeniowej oraz w celu wypełniania obowiązków wynikających z przepisów prawa.

VI. Informacje techniczne mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia bezpieczeństwa sklepu, ochrony systemów, wykrywania prób oszustwa, zapobiegania nadużyciom oraz ochrony przed nieuprawnionym dostępem.

VII. Jeżeli użytkownik wyraził wymaganą prawem zgodę, dane kontaktowe mogą być wykorzystywane do przesyłania newsletterów, ofert handlowych oraz innych informacji marketingowych zgodnie z zakresem udzielonej zgody.

VIII. W określonych przypadkach dane mogą być wykorzystywane do dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami, prowadzenia postępowań oraz ochrony praw administratora.

IX. Dane mogą być również wykorzystywane do utrzymania, zabezpieczenia, analizy i poprawy funkcjonowania sklepu, przy czym zakres przetwarzania powinien być odpowiedni i ograniczony do informacji niezbędnych dla danego celu.

4. Podstawy prawne przetwarzania danych

I. Wykonanie umowy. Przetwarzanie jest prowadzone w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy sprzedaży, w tym obsługi zamówienia, płatności, dostawy, kontaktu dotyczącego zamówienia oraz obsługi zwrotów i refundacji.

II. Obowiązek prawny. Dane mogą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków wynikających z prawa, w szczególności obowiązków podatkowych, księgowych, dokumentacyjnych oraz obowiązków związanych z udzielaniem informacji uprawnionym organom.

III. Zgoda. W przypadkach, w których podstawą przetwarzania jest zgoda, użytkownik ma możliwość jej dobrowolnego udzielenia. Dotyczy to w szczególności określonych form komunikacji marketingowej oraz opcjonalnych technologii wykorzystywanych na stronie.

IV. Prawnie uzasadniony interes. W określonych sytuacjach możemy przetwarzać dane w celu zapewnienia bezpieczeństwa, zapobiegania oszustwom, ochrony systemów, poprawy działania sklepu, prowadzenia komunikacji dotyczącej istniejącej relacji z klientem oraz dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, o ile taki interes nie jest nadrzędny wobec praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

V. W przypadku przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie uwzględniamy charakter przetwarzania, jego zakres, przewidywalne konsekwencje oraz prawa i wolności osoby, której dane dotyczą.

5. Odbiorcy danych osobowych

I. Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie odpowiednim do konkretnego celu i niezbędnym do prawidłowego funkcjonowania sklepu.

II. Odbiorcami danych mogą być dostawcy usług hostingowych, technologicznych i informatycznych, dostawcy platformy sklepowej, operatorzy płatności, firmy kurierskie i przewoźnicy, podmioty świadczące usługi księgowe, podmioty wspierające obsługę klienta, dostawcy zabezpieczeń oraz podmioty świadczące usługi związane z utrzymaniem i funkcjonowaniem sklepu.

III. Jeżeli korzystamy z Shopify lub aplikacji i usług zintegrowanych ze sklepem, dane mogą być przetwarzane przez Shopify oraz odpowiednich dostawców tych usług w zakresie wynikającym z ich funkcji i warunków świadczenia usług.

IV. Dane mogą zostać przekazane organom publicznym, sądom, organom ścigania lub innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa albo jest niezbędny do ochrony praw administratora.

V. Nie sprzedajemy danych osobowych użytkowników w celu uzyskania korzyści finansowej, z wyjątkiem sytuacji, w których przepisy prawa definiują określone działania jako sprzedaż lub udostępnianie danych i wymagają zastosowania odpowiednich mechanizmów wyboru użytkownika.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

I. Ze względu na lokalizację podmiotu prowadzącego sklep oraz korzystanie z usług międzynarodowych dostawców technologicznych, dane osobowe mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

II. Przekazanie danych do państwa trzeciego odbywa się zgodnie z wymaganiami GDPR, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, odpowiednich zabezpieczeń albo innej podstawy przewidzianej przez obowiązujące przepisy.

III. W przypadku przekazywania danych z Europejskiego Obszaru Gospodarczego do Japonii możemy opierać się na obowiązującej decyzji Komisji Europejskiej dotyczącej odpowiedniego poziomu ochrony Japonii, w zakresie, w jakim ma ona zastosowanie do danego transferu.

IV. W przypadku transferów do innych państw trzecich stosujemy odpowiedni mechanizm transferu wymagany przez obowiązujące przepisy, jeżeli jest on konieczny.

V. Użytkownik może skontaktować się z nami w celu uzyskania dodatkowych informacji dotyczących stosowanych mechanizmów ochrony danych w zakresie, w jakim informacje takie mogą zostać udostępnione zgodnie z prawem.

7. Przechowywanie danych osobowych

I. Dane osobowe przechowujemy przez okres nie dłuższy niż jest to konieczne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych dotyczących ich dalszego przechowywania.

II. Dane związane z zamówieniem mogą być przechowywane przez okres konieczny do realizacji zamówienia, obsługi płatności, dostawy, zwrotów, refundacji, reklamacji oraz rozpatrywania ewentualnych roszczeń.

III. Dane wymagane do celów księgowych, podatkowych lub innych obowiązków prawnych są przechowywane przez okres wynikający z właściwych przepisów.

IV. Dane przetwarzane na podstawie zgody mogą być przechowywane do czasu wycofania zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna uzasadniająca dalsze przetwarzanie.

V. Po ustaniu potrzeby przetwarzania dane mogą zostać usunięte, zanonimizowane albo przechowywane wyłącznie w zakresie wymaganym przez prawo lub niezbędnym do ochrony przed roszczeniami.

8. Pliki Cookies i podobne technologie

I. Sklep może wykorzystywać pliki Cookies oraz podobne technologie umożliwiające prawidłowe działanie strony, zapamiętywanie ustawień, utrzymywanie sesji użytkownika, obsługę koszyka oraz realizację procesu zakupowego.

II. Cookies niezbędne mogą być stosowane bez dodatkowej zgody, jeżeli są konieczne do zapewnienia funkcji wyraźnie żądanych przez użytkownika lub prawidłowego działania sklepu.

III. Cookies opcjonalne mogą być wykorzystywane do celów analitycznych, marketingowych, reklamowych, personalizacji lub innych celów, które nie są niezbędne do podstawowego działania sklepu, wyłącznie w zakresie wymagającym zgody użytkownika.

IV. Jeżeli zastosowanie danej technologii wymaga zgody, użytkownik powinien mieć możliwość dokonania świadomego wyboru przed jej aktywacją.

V. Zgoda na opcjonalne Cookies nie jest wyprowadzana wyłącznie z faktu odwiedzenia strony, przewijania strony, kontynuowania przeglądania lub dokonania zakupu.

VI. Użytkownik może zmienić swoje preferencje dotyczące opcjonalnych Cookies za pomocą dostępnych na stronie ustawień prywatności.

VII. Szczegółowe informacje dotyczące rodzajów Cookies, ich funkcji, okresu przechowywania oraz sposobu zarządzania zgodami znajdują się w odrębnej stronie Polityka dotycząca plików cookies.

9. Shopify, aplikacje i usługi zewnętrzne

I. Sklep może korzystać z Shopify jako infrastruktury technologicznej służącej do prowadzenia sklepu internetowego, obsługi zamówień, kont klientów, koszyka, płatności, bezpieczeństwa oraz innych funkcji związanych z handlem elektronicznym.

II. W zależności od aktywnych funkcji sklepu dane mogą być również przetwarzane przez aplikacje, integracje, dostawców płatności, dostawców dostaw, narzędzia analityczne oraz inne usługi zewnętrzne.

III. Zakres danych udostępnianych poszczególnym dostawcom jest ograniczony do informacji niezbędnych do wykonania konkretnej funkcji, o ile przepisy prawa lub charakter usługi nie wymagają szerszego zakresu.

IV. Użytkownik powinien mieć możliwość zapoznania się z zasadami prywatności podmiotów zewnętrznych, których usługi są aktywnie wykorzystywane w sklepie.

10. Marketing i komunikacja handlowa

I. Jeżeli wymagane jest uzyskanie zgody, komunikacja marketingowa jest prowadzona wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika.

II. Użytkownik może w dowolnym momencie wycofać zgodę na otrzymywanie komunikacji marketingowej, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

III. Wycofanie zgody powinno być możliwe w sposób łatwy i odpowiedni do sposobu, w jaki zgoda została udzielona.

IV. Informacje dotyczące zamówień, płatności, dostawy, bezpieczeństwa konta oraz innych czynności niezbędnych do wykonania umowy mogą być przekazywane niezależnie od zgody marketingowej, jeżeli ich wysłanie jest konieczne do obsługi relacji z klientem.

11. Bezpieczeństwo danych

I. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed przypadkową utratą, zniszczeniem, zmianą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub innym niezgodnym z prawem przetwarzaniem.

II. Zakres zastosowanych zabezpieczeń jest dostosowywany do charakteru danych, ryzyka związanego z przetwarzaniem oraz sposobu funkcjonowania sklepu.

III. Dostęp do danych jest ograniczany do osób i podmiotów, które potrzebują takich informacji do wykonania określonych zadań.

IV. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych podejmujemy działania wymagane przez obowiązujące przepisy, w tym ocenę konieczności powiadomienia właściwego organu nadzorczego oraz osób, których dane dotyczą.

12. Prawa osoby, której dane dotyczą

I. Prawo dostępu. Użytkownik może uzyskać potwierdzenie, czy jego dane osobowe są przetwarzane, oraz uzyskać dostęp do danych i informacji wymaganych przez GDPR.

II. Prawo do sprostowania. Użytkownik może żądać poprawienia lub uzupełnienia danych osobowych, jeżeli są one nieprawidłowe lub niekompletne.

III. Prawo do usunięcia danych. Użytkownik może żądać usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przez GDPR. Prawo to może podlegać ograniczeniom, jeżeli dalsze przechowywanie danych jest wymagane przez prawo albo jest konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

IV. Prawo do ograniczenia przetwarzania. W określonych przypadkach użytkownik może żądać ograniczenia przetwarzania swoich danych.

V. Prawo do przenoszenia danych. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i jest prowadzone w sposób zautomatyzowany, użytkownik może mieć prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do przekazania ich innemu administratorowi, jeżeli spełnione są warunki przewidziane przez GDPR.

VI. Prawo sprzeciwu. W przypadkach określonych przez GDPR użytkownik może sprzeciwić się przetwarzaniu danych, w szczególności gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes.

VII. Prawo sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego. Użytkownik może w dowolnym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu danych do celów marketingu bezpośredniego.

VIII. Prawo do wycofania zgody. Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, użytkownik może wycofać ją w dowolnym momencie.

IX. Prawo do wniesienia skargi. Użytkownik ma prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego, jeżeli uważa, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy dotyczące ochrony danych.

13. Sposób realizacji praw użytkownika

I. W celu skorzystania z praw dotyczących danych osobowych należy skontaktować się z nami pod adresem service@hugglehoundsde.com.

II. Wniosek powinien w miarę możliwości określać, jakiego prawa dotyczy oraz jakich danych lub czynności przetwarzania dotyczy.

III. W uzasadnionych przypadkach możemy podjąć działania służące potwierdzeniu tożsamości osoby składającej żądanie, w zakresie niezbędnym do ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym ujawnieniem.

IV. Nie należy przesyłać pocztą elektroniczną haseł, danych logowania, pełnych numerów kart płatniczych ani innych poufnych danych, które nie są potrzebne do rozpatrzenia żądania.

V. Żądania dotyczące praw osoby, której dane dotyczą, są rozpatrywane zgodnie z terminami i zasadami przewidzianymi przez obowiązujące przepisy.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

I. Co do zasady nie zamierzamy podejmować wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, chyba że takie przetwarzanie jest dopuszczalne na podstawie obowiązujących przepisów i użytkownik otrzyma informacje wymagane przez prawo.

II. Niektóre usługi technologiczne, płatnicze lub bezpieczeństwa mogą automatycznie analizować określone informacje w celu wykrywania oszustw, zabezpieczenia transakcji, zapobiegania nadużyciom lub ochrony systemów.

III. Jeżeli w konkretnej sytuacji zastosowanie zautomatyzowanego podejmowania decyzji będzie podlegało szczególnym wymaganiom GDPR, będziemy stosować odpowiednie zabezpieczenia i informacje wymagane przez obowiązujące przepisy.

15. Dane osób niepełnoletnich

I. Sklep nie jest przeznaczony do świadomego zbierania danych osobowych dzieci w zakresie, w jakim takie działania wymagałyby szczególnych zgód lub zabezpieczeń.

II. Jeżeli dowiemy się, że dane zostały przekazane przez osobę, która nie może zgodnie z prawem udzielić wymaganej zgody, możemy podjąć odpowiednie działania w celu usunięcia lub ograniczenia dalszego przetwarzania takich danych, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów.

16. Skarga do organu nadzorczego

I. Jeżeli użytkownik uważa, że jego dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z GDPR, może w pierwszej kolejności skontaktować się z nami w celu wyjaśnienia sprawy.

II. Użytkownik ma również prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego w państwie członkowskim Unii Europejskiej, w którym znajduje się jego miejsce zwykłego pobytu, miejsce pracy lub miejsce, w którym doszło do domniemanego naruszenia, zgodnie z zasadami GDPR.

III. W przypadku użytkowników znajdujących się w Polsce właściwym organem może być Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

17. Dobrowolność podania danych

I. Podanie danych potrzebnych do realizacji zamówienia jest co do zasady dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy, realizację płatności, dostarczenie produktu albo obsługę zgłoszenia.

II. Podanie danych wykorzystywanych do opcjonalnej komunikacji marketingowej jest dobrowolne i nie jest warunkiem dokonania zakupu.

III. Podanie danych wykorzystywanych do opcjonalnych Cookies lub innych opcjonalnych technologii nie jest warunkiem korzystania z podstawowych funkcji sklepu, jeżeli dana technologia nie jest niezbędna do ich zapewnienia.

18. Aktualność danych i zasada minimalizacji

I. Podejmujemy odpowiednie działania, aby dane osobowe pozostawały prawidłowe i aktualne w zakresie wymaganym dla celów ich przetwarzania.

II. Przetwarzamy wyłącznie dane odpowiednie, stosowne i ograniczone do tego, co jest niezbędne dla określonego celu.

III. Użytkownik może skontaktować się z nami w celu poprawienia nieprawidłowych lub nieaktualnych danych.

19. Zmiany Polityki prywatności

I. Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmiany sposobu funkcjonowania sklepu, wykorzystywanych usług, technologii, zakresu przetwarzania danych lub obowiązujących przepisów.

II. Aktualna wersja Polityki prywatności jest udostępniana na stronie sklepu w sposób umożliwiający jej łatwe odnalezienie.

III. W przypadku zmian wymagających dodatkowego poinformowania użytkowników lub uzyskania zgody podejmiemy działania odpowiednie do charakteru zmiany i wymogów prawa.

20. Kontakt w sprawach prywatności

Adres kontaktowy: PleinNature 2-103, 4-15-5 Sekima, Sakado-shi, Saitama 350-0215, Japonia.

Telefon: +81 49-284-7519.

Adres e-mail: service@hugglehoundsde.com.

Godziny obsługi klienta: poniedziałek–piątek, 9:00–18:00 CET.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych zalecamy wskazanie w wiadomości charakteru żądania, aby umożliwić jego prawidłową obsługę.

21. Powiązane dokumenty sklepu

I. Szczegółowe informacje dotyczące dostawy znajdują się na stronie Polityka wysyłki.

II. Zasady dotyczące zwrotów i refundacji znajdują się na stronie Polityka zwrotów i refundacji.

III. Zasady dotyczące anulowania zamówień znajdują się na stronie Polityka anulowania zamówień.

IV. Zasady sprzedaży i warunki zawierania umów znajdują się na stronie Ogólne warunki sprzedaży.

V. Zasady dotyczące prawa odstąpienia znajdują się na stronie Prawo odstąpienia.

VI. Informacje dotyczące metod i zasad płatności znajdują się na stronie Polityka płatności.

VII. Szczegółowe informacje dotyczące plików Cookies znajdują się na stronie Polityka dotycząca plików cookies.

VIII. Informacje dotyczące podmiotu prowadzącego sklep i charakteru działalności znajdują się na stronie Nota prawna.

IX. Informacje przedstawiające sklep i jego działalność znajdują się na stronie O nas.

X. Dane kontaktowe i dostępne sposoby kontaktu znajdują się na stronie Kontakt.

XI. Niniejsza Polityka prywatności jest dostępna na stronie Polityka prywatności.

22. Informacja końcowa dla użytkownika

I. Niniejsza Polityka prywatności powinna być czytana łącznie z pozostałymi dokumentami sklepu, ponieważ poszczególne dokumenty regulują różne aspekty korzystania ze sklepu, składania zamówień, płatności, dostawy, zwrotów, anulowania zamówień oraz korzystania z technologii Cookies.

II. W szczególności przed dokonaniem zakupu zalecamy zapoznanie się z dokumentami Ogólne warunki sprzedaży, Polityka wysyłki, Polityka zwrotów i refundacji, Polityka anulowania zamówień oraz Polityka płatności.

III. W zakresie prywatności i technologii śledzących zalecamy zapoznanie się z Polityka dotycząca plików cookies.

IV. W przypadku pytań dotyczących danych osobowych, ich wykorzystania lub realizacji praw użytkownika należy skorzystać z danych kontaktowych wskazanych w sekcji Kontakt oraz w niniejszej Polityce prywatności.